Chuẩn bị hồ sơ Study Tour

Quá trình chuẩn bị hồ sơ cho chương trình Study Tour tại Kanazawa gồm 3 giai đoạn:
- Nộp đơn đăng ký và tham gia phỏng vấn tại trường.
- Hoàn thành các giấy tờ phía Nhật Bản yêu cầu
- Làm Visa

I. Nộp đơn đăng ký và tham gia phỏng vấn tại trường

Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu dễ dàng nhất. Thông báo về chương trình Study Tour sẽ được phòng Hợp tác Quốc tế thông qua giáo vụ khối gửi về mail lớp một cách “âm thầm”. Thời gian vào khoảng cuối học kỳ 1, đầu học kỳ 2 và nếu bạn không có “tay trong” hoặc không quen biết với cô bên công tác học sinh sinh viên, hãy chịu khó check mail lớp thường xuyên vì thời hạn nộp đơn đăng ký chỉ có đúng 1 tuần.

Sau khi hoàn thành đơn đăng ký đính kèm theo mail thông báo, bạn hãy nộp cho cán bộ lớp để họ nộp về phòng Hợp tác Quốc tế. File word của đơn đăng ký này bị lỗi format nên tốt nhất bạn nên gõ lại một file mới tương tự hoặc là in ra rồi điền bằng tay. Nội dung đơn đăng ký cơ bản là giống 1 CV nên nếu bạn có sẵn CV rồi thì chỉ copy-paste lại nội dung là xong.

Thường sau khoảng 1 tuần bạn sẽ nhận được tin nhắn thông báo đi phỏng vấn. Người phỏng vấn là cán bộ của trường, 1 người của phòng Hợp tác Quốc tế (thường là cô Hải An) và 1 giảng viên bộ môn Ngoại ngữ. Phỏng vấn hoàn toàn bằng tiếng Anh, nội dung cơ bản gồm mấy câu hỏi sau:
+ Tự giới thiệu về mình
+ Tại sao lại chọn chương trình Study Tour?
+ Bạn biết gì về nước Nhật? / Nước Nhật đối với bạn như thế nào?
+ Sau này nếu đi học nước ngoài, bạn có lựa chọn Nhật Bản không?

Ngoài ra các cô có thể hỏi thêm bạn một chút về tiếng Nhật nữa nên hãy thủ sẵn mấy câu tiếng Nhật giao tiếp cơ bản nhé.

II. Hoàn thành hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký chương trình Study Tour của đại học Kanazawa gồm 9 giấy tờ sau:

1. Đơn đăng ký (có mẫu)
2. Thư giới thiệu tiếng Anh
3. Bảng điểm tiếng Anh
4. Bản photocopy thẻ sinh viên
5. Bản photocopy hộ chiếu
6. Giấy khám sức khỏe quốc tế
7. Kế hoạch học tập bằng tiếng Anh
   
8. Thẻ bảo hiểm y tế quốc tế
   
9. Giấy chứng nhận tiêm chủng quốc tế: Sởi, quai bị, rubella, HBV, thủy đậu.

Sau đây là hướng dẫn hoàn thành các loại giấy tờ này:
 
+ Đơn đăng ký, thư giới thiệu: liên hệ hỏi Phòng Hợp tác Quốc tế
 
+ Bảng điểm tiếng Anh: đây là thứ phức tạp nhất.

• Xin công văn từ phòng Hợp tác Quốc tế thông báo bạn được chọn đi chương trình Study Tour tại Kanazawa theo kết quả phỏng vấn.
• Đưa công văn xuống phòng Đào tạo Đại học xin làm bảng điểm Tiếng Việt (kèm theo đơn xin làm bảng điểm), thường sẽ xong trong 1 tuần.
• Đem bảng điểm Tiếng Việt lên phòng Hợp tác Quốc tế nhờ dịch hoặc chuẩn bị sẵn bản Tiếng Anh lên đó nhờ chứng thực.
• Đóng tiền chứng thực (200k) và xin con dấu của trường lên bảng điểm Tiếng Anh taị phòng Văn thư tầng 1 nhà A1.

+ Giấy khám sức khỏe quốc tế: Đến khoa khám bệnh theo yêu cầu của bệnh viện Bạch Mai và đăng ký khám sức khỏe quốc tế đi Nhật. Mặc áo blouse, đeo thẻ và giới thiệu mình là sinh viên của trường sẽ được ưu tiên rất nhiều. Chi phí khoảng 1 triệu đồng và chỉ cần 1 buổi sáng là xong. Lấy kết quả trong ngày (nếu làm sớm) hoặc ngày hôm sau.
 
+ Giấy chứng nhận tiêm chủng quốc tế: đăng ký tiêm chủng và xin giấy tại Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, Viện Nhiệt đới Trung ương, hoặc Trung tâm Kiểm dịch y tế Quốc tế Hà Nội (đây là chỗ rẻ nhất). Lưu ý tiêm HBV là 4 mũi, mỗi mũi cách nhau 1 tháng nên bạn phải đi tiêm sớm thì mới kịp hoàn thành giấy chứng nhận

+ Thẻ bảo hiểm y tế quốc tế: Mua bảo hiểm du lịch của Bảo Việt, AIG, HSBC… Thủ tục xem tại website của hãng.
 
+ Kế hoạch học tập bằng tiếng Anh (study proposal): nêu rõ mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể, kế hoạch thực hiện các mục tiêu, kèm theo thời gian biểu. Nên viết theo format đặt vấn đề - mục tiêu – kế hoạch – dự kiến kết quả

+ ​Số 4 và 5: tự chuẩn bị

III. Làm Visa

Đây là khâu cuối cùng, khâu khó khăn nhất, gian khổ nhất. Thời gian làm Visa nhanh nhất là 2 tuần nếu không có vấn đề gì.

Sau khi hoàn thành 9 loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký, hãy nén chung vào 1 file zip rồi gửi sang Nhật qua phòng Hợp tác Quốc tế càng sớm càng tốt vì nó quyết định bạn sẽ nhận được thư mời và các giấy bảo đảm của phía đại học Kanazawa sớm hay muộn.

Giấy tờ cần chuẩn bị để xin Visa đi Nhật bao gồm:

1. Đơn đăng ký làm Visa (tải về từ website đại sứ quán)
2. Hộ chiếu còn hiệu lực (bản gốc)
3. Thư mời, giấy bảo lãnh, chứng minh tài chính chuyến đi, lịch trình ở Nhật (Nhật chuẩn bị)
4. Giấy chứng nhận sinh viên trường Đại học Y Hà Nội
5. Quyết định cử đi học của trường
6. Bản sao biên bản hợp tác giữa hai trường

​Sau đây là hướng dẫn:

+ Đơn đăng ký làm Visa:

+ Giấy 4,5: Phải có thư mời từ Nhật và có công văn của phòng Hợp tác Quốc tế (đã xin từ mục 2)

• Làm đơn xin cấp quyết định cử đi học và nộp cho phòng Đào tạo Đại học kèm theo thư mời và công văn của phòng Hợp tác Quốc tế
• Đem quyết định cử đi học (có sau 1 tuần) và đơn xin cấp xuống phòng Công tác Học sinh – Sinh viên để lấy giấy chứng nhận sinh viên trường Đại học Y Hà Nội (lý do xin cấp: làm visa đi Nhật). Giấy này thì có thể lấy được ngay trong ngày.

+ Bản sao biên bản hợp tác giữa hai trường: xin tại phòng Hợp tác Quốc tế.

​Tóm lại, quá trình hoàn thiện hồ sơ cho chương trình Study Tour gồm rất nhiều giấy tờ nên bạn cần phải hết sức chủ động. Sắp xếp thời gian hoàn thiện càng sớm càng tốt các giấy tờ có thể làm ngay. Photo sẵn nhiều bản các giấy tờ đã có (không cần công chứng). Chuẩn bị sẵn ảnh thẻ các loại, nhất là ảnh 4.5x4.5 cm (bên Nhật dùng loại này). Nếu chưa có chứng chỉ Tiếng Anh (IELTS, TOEFL…) thì nên ôn và đi thi sớm vì các chứng chỉ này sẽ giúp bạn có ưu thế rất lớn trong vòng tuyển chọn, nhất là khi điểm GPA của bạn chỉ vừa đủ điều kiện đăng ký và bạn cũng không có hoạt động đoàn thể gì nổi bật. Nếu có thể, hãy chủ động liên hệ với người phụ trách của mình bên Nhật để nắm rõ tình tình và tìm cách giải quyết khi có sự cố xảy ra.